Get in touch!

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

DE B2B APP VAN PROSTEPS VERSNELT ORDERVERWERKING TIJDENS BEURS VOOR POMAX

“ Enkele minuten nadat het order wordt doorgegeven, kan men in Kontich al beginnen met picken. Dat is maar liefst een week vroeger dan voorheen!”

Chris Cools
Projectmanager
Pomax 

Een aanzienlijk aandeel van de jaarlijkse omzet realiseert Pomax op de twee edities (januari en september) van de gerenommeerde interieurbeurs ‘Maison & Objet’ in Parijs.

 

“Haast al onze internationale afnemers zijn daar aanwezig, evenals onze interne en externe verkopers. Een vlotte orderverwerking ter plaatse is dan ook van vitaal belang voor het welslagen van de beurs en onze jaaromzet”, aldus projectmanager Chris Cools.

Dure en verouderde eiland-technologie

Tot voor kort deed Pomax voor de orderinvoer op de beurs beroep op een dertigtal pocketcomputers met scantechnologie, gelinkt aan een geïsoleerd datasysteem. Deze werden niet alleen ingezet in Parijs, maar ook op de presales-dagen (viermaal per jaar) in Kontich en door verkopers op de baan. Tussen het ERP-systeem van Pomax en het datasysteem van de toestellen waren enkele linken voorzien, maar van een echte integratie was geen sprake.
“De eerste ochtend van de beurs werden alle artikelen ingelezen in de toestellen en pas na de beurs -minimum vijf dagen later – werden de orders geëxporteerd naar ons ERP-systeem. Dat betekende dat het magazijn in Kontich gedurende de beurs zo goed als stil lag en dat het spannend wachten was op de eerste resultaten”, legt Chris Cools uit.
Het uitlezen van de orders was een manueel en foutgevoelig proces, waar niet iedereen mee vertrouwd was. De hoge jaarlijkse licentiekost van de verouderde software, het toenemende uitvallen van de dure toestellen (wat tot wachtrijen leidde op de beurs) en de weinig gebruiksvriendelijke interface noopten Pomax in 2014 uit te kijken naar een nieuwe mobiele oplossing.

Tablets met offline app

Pomax richtte zich met zijn vraag aan IT-partner Prosteps, die eerder al het ERP-systeem van Pomax geïmplementeerd had.
Chris Cools: “Onze voorkeur ging uit naar een app die kon draaien op tablets. Het voordeel van tablets is niet alleen dat ze betaalbaar zijn, maar ook dat je er naast orderinvoer ook andere nuttige zaken mee kan doen, zoals je mails beantwoorden, je agenda checken, noem maar op. De oplossing moest bovendien ook offline kunnen werken, aangezien we op de beurs niet altijd beschikken over een degelijke Wi-Fi verbinding. Dat laatste voegde wel de nodige complexiteit toe aan het project. Offline kunnen werken, betekent immers dat onze database ook op de toestellen moet beschikbaar zijn en dat er op geregelde tijdstippen moet gesynchroniseerd worden.”

Een week tijdwinst voor de orderverwerking

Prosteps ontwikkelde voor Pomax een app die via Wi-Fi kan synchroniseren met een lokale server op de beurs. Deze staat via het internet in verbinding met de ERP-database in Kontich. De app werd voor het eerst gebruikt op de eerste dag van de septembereditie van ‘Maison & Objet’.
“Voor de zekerheid lieten we de hostessen en externe verkopers nog werken met de oude toestellen. Enkel de eigen vertegenwoordigers kregen een tablet met de nieuwe app en een kleine draadloze handscanner. Door dubbel te draaien konden we de nieuwe oplossing goed vergelijken met de oude”, aldus Chris Cools. “De verkopers leidden de klanten rond op de beurs, scanden de gewenste artikelnummers en na afloop stuurden ze met een klik het totale order door naar de lokale app-server. Vervolgens werd een orderbevestiging afgeprint en door de klant ondertekend.
Enkele minuten nadat het order op de app-server verscheen, kon men in Kontich al beginnen met picken. Dat is maar liefst een week vroeger dan voorheen!”
Een ander voordeel is dat de verkoopcijfers heel snel geëvalueerd kunnen worden in de rapporteringtool Qlickview.

Pomax - Chris Cools

Chris Cools: “Vroeger wist men pas een week na de beurs hoe de verkoop was gelopen, nu kan men dat continu opvolgen en er ook handig op inspelen, bijvoorbeeld uitverkochte producten van de beursstand weghalen en minder succesvolle producten meer in de kijker zetten. Of verkopers aanspreken op het feit dat ze sommige artikelen misschien niet genoeg aan bod laten komen tijdens de rondleiding. Dankzij de mobiele app kunnen we het succes van de beurs beïnvloeden.”

Een succesverhaal met uitbreidingsmogelijkheden

Chris Cools ziet naast de snelle orderverwerking nog veel andere voordelen en mogelijkheden van de nieuwe app.
“30% van de verkopen op de beurs zijn afkomstig van nieuwe klanten, die ter plaatse een papieren formulier invullen met hun gegevens. Na de beurs is de interne orderafdeling steeds een viertal weken zoet met het opvragen van ontbrekende gegevens of het ontcijferen van het soms onleesbare formulier. In de toekomst zou men dit klantenprofiel ook op de tablets kunnen laten invullen door de klant, wat dit proces zeker zou versnellen”, legt Chris Cools uit.
Op de volgende presales eind oktober, wil Pomax alle vertegenwoordigers uitrusten met de nieuwe toestellen en app. “Het toevoegen van nieuwe toestellen is niet alleen veel goedkoper dan vroeger, het gaat ook razend snel. Het enige wat men moet doen is de app installeren. Met hetzelfde gemak worden nu software updates geïnstalleerd. De toestellen hoeven hiervoor niet meer binnengeroepen te worden. Onze nieuwe oplossing betekent ook een groot financieel voordeel. Geen zware licentiekost meer, een lagere aanschafkost per toestel. Ik denk dat de nieuwe oplossing zich binnen de twee jaar terugbetaalt.”
Naast de beurzen ziet Chris ook mogelijkheden voor de verkopers op de baan: “Het feit dat ze overal waar ze maar willen voorraden of klantengegevens kunnen opvragen, zal onze klantenservice zeker ten goede komen. Misschien kunnen we hen ook een bezoekrapport laten invullen in de app. De mogelijkheden zijn eindeloos”, besluit Chris Cools.

Pomax testimonial logo - prosteps

SAMENVATTING

Profiel

Het Belgische Pomax (1994) met hoofdkantoor in Kontich is een belangrijke leverancier van interieurcollecties. Pomax beschikt vandaag over vijftig shop-in-shops, vijf eigen winkels en levert als groothandel in meer dan negentien landen (85% van de activiteiten is gericht op export).

Uitdaging

Pomax zocht een oplossing om op beurzen en presales-dagen klantenorders mobiel op te nemen.

Oplossing

IT-specialist Prosteps ontwikkelde voor Pomax een gebruiksvriendelijke app die zowel online als offline kan draaien op Android en iOS tablets.

Voordelen

Geen licentiekosten en geen dure hardware investering (de app werkt op voordelige tablets)
App en updates gemakkelijk te downloaden, zowel op Android als iOS
Beursorders de dag zelf verwerkt in het magazijn: één week tijdwinst
Vrijwel live bijsturen van beursverkopen op basis van resultaten in Qlikview
Ontelbare uitbreidingsmogelijkheden voor vertegenwoordigers op de baan
Meer weten over deze case of u wenst uw eigen case aan ons voor te leggen?