Get in touch!

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

EDI : open de deur naar meer klanten

Prosteps > ERP  > EDI : open de deur naar meer klanten
EDI

EDI : open de deur naar meer klanten

EDI, languit Electronic Data Interchange, is de term voor geautomatiseerde elektronische uitwisseling van frequent terugkerende bedrijfsdocumenten. Veel bedrijven eisen van hun leveranciers dat zij gebruik maken van EDI voor het uitwisselen van artikelgegevens, orders, bevestigingen, pakbonnen, facturen …

 

EDI biedt immers belangrijke voordelen:

 

Nauwkeurigheid: de overdracht van honderden of duizenden gegevens per dag verloopt volledig automatisch tussen de ERP-systemen van zender en ontvanger. Dat betekent dat de kans op menselijke fouten door overtypen nihil is.

Efficiëntiewinst: gegevens bereiken na enkele seconden de ontvanger en zijn meteen verwerkt. Papieren documenten doen er aanzienlijk langer over en net als e-mails vereisen ze een manuele verwerking door een medewerker. Deze personeelskost en de vertraging vallen volledig weg met EDI.

 

Het is dus logisch dat EDI aan belang wint. Maar het is niet zo eenvoudig als het klinkt. Om een boodschap zonder fout over te brengen van Systeem A naar Systeem B, moeten beide systemen elkaar 100% begrijpen. Er is als het ware een vertaalslag nodig tussen beide systemen.

 

De Verenigde Naties hebben om die reden enkele jaren terug EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) ontwikkeld, een taal-onafhankelijke standaard die de uitwisseling van EDI berichten normaliseert.

 

Wat is EDIFACT?

 

EDIFACT beschrijft een aantal berichten (transacties) die vaak voorkomen (bv. orders, artikelgegevens, pakbonnen, facturen…),  de syntax (structuur) van deze berichten en het protocol waarlangs deze berichten worden uitgewisseld. Met andere woorden: als twee bedrijven gegevens uitsturen via de EDIFACT-norm, dan is het eenvoudiger om hen met elkaar te verbinden en die onderlinge uitwisseling te automatiseren. Ofwel organiseren deze bedrijven zelf de link tussen hun EDIFACT-datastromen, met een uitbreiding van hun ERP-systeem. Indien een ERP-systeem geen EDIFACT mogelijkheden biedt, kan men hiervoor een derde partij  inschakelen. Die kan het uitgaande formaat van het ERP-systeem omzetten in een EDIFACT formaat. Doorgaans gebeurt dit tegen een vaste kost per transactie. Hoe meer transacties, hoe groter de factuur.

 

 

Maatwerk

 

Tot zover de goednieuwsshow: in de praktijk hanteren lang niet alle IT-systemen de EDIFACT standaard. De meerderheid heeft een eigen formaat en dat leidt tot een grote spraakverwarring tussen de diverse bedrijfssystemen. Om alsnog gegevens uit te wisselen is er vooral nood aan bekwame EDI-tolken die een gepaste interface kunnen bouwen tussen élke zender en ontvanger. Als leverancier met bv. 15 grote klanten heeft u vandaag algauw nood aan 10 of meer maatwerk interfaces. Het spreekt voor zich dat dit de nodige tijd en investering vergt. Een goede IT-partner is key in het opzetten van een succesvol en efficiënt EDI-project.

 

Conclusie:

 

Laat de complexiteit van EDI u vooral niet afschrikken, want eenmaal door de zure appel heen, is de investering snel terugverdiend. Hoe meer transacties u uitwisselt via EDI, hoe sneller u er de voordelen van voelt. Bovendien opent EDI de deur naar nieuwe klanten en nieuwe leveranciers. Omgekeerd zullen sommige deuren zich misschien onherroepelijk sluiten indien u geen EDI ondersteunt.

 

Contacteer ons voor een analyse van uw EDI-mogelijkheden met klanten en/of leveranciers.